ให้ export ข้อมูลในในรูปแบบที่มี เครื่องหมายคำพูดครอบ ทุกคอลัมน์

เช่น จากเดิมเวลา export เป็น ชื่อโครงการ,ชื่อนักวิจัย,นามสกุลนักวิจัย,ปีพ.ศ.

ให้ export ในรูปแบบเป็น "ชื่อโครงการ","ชื่อนักวิจัย","นามสกุลนักวิจัย","ปีพ.ศ."

ถ้าหนึ่งโครงการวิจัยมีนักวิจัยหลายคน ให้ทำการแยกแถวโดยแต่ละแถวให้ใส่นักวิจัยแถวละหนึ่งคน เช่น  โครงการวิจัยต้นกล้า มีนักวิจัยทั้งหมด 3 คน ในรายการข้อมูลจะมี ข้อมูลโครงการวิจัยต้นกล้าทั้งหมด 3 แถว โดยที่ทุกแถวจะมีข้อมูลฟิลด์ชนิดอื่นๆเหมือนกันหมด ยกเว้น รายชื่อนักวิจัย และสถานะนักวิจัย ที่จะแตกต่างกันไป

สาเหตุ เนื่องจากการExport ข้อมูลจากระบบเดิมมา บางครั้งไม่มีการระบุชื่อฟิลด์ของแต่ละคอลัมน์ ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องมาพิมพ์เพิ่มเองทีหลัง ซึ่งอาจจะพิมพ์ไม่ถูกต้องเหมือนไฟล์ต้นฉบับ จึงทำให้ไม่สามารถนำเข้าได้

 

วิธีแก้ไข

 1. คัดลอก (Copy) เฉพาะหัวคอลัมน์จากไฟล์ต้นฉบับ

 2. นำไปวางทับหัวคอลัมน์ของไฟล์ข้อมูล แล้วกดบันทึก

มีหลายวิธีด้วยกันในการแยกคอลัมน์ แต่ในทีนี้จะขอยกมาให้เลือกใช้อยู่สองวิธีการด้วยกัน

วิธีที่ 1 ใช้คำสั่ง TRIM มีขั้นตอนดังนี้

 1. คอลัมน์ “ชื่อ” พิมพ์   =TRIM(LEFT(TRIM(A1),FIND(" ",TRIM(A1))))

 2. คอลัมน์ “สกุล”  =TRIM(MID(TRIM(A1),FIND(" ",TRIM(A1)),LEN(TRIM(A1))))

 3. จากนั้น คัดลอก(copy) สองคอลัมน์ที่ได้ 

 4. คลิกเมาส์ขวา เลือก “วางแบบพิเศษ”  แล้วเลือก วาง “ค่า”  แล้วกดตกลง จะได้คอลัมน์ ชื่อและสกุลแยกจากกัน

 

วิธีที่ 2 ใช้คำสั่ง Text To Columns 

http://www.thailibrary.in.th/2013/03/12/extract-name/  

แนะนำโดย อ.บุญเลิศ อรุณพิบูลย์   

สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)

สาเหตุ เนื่องจากตอน Export บางครั้งไม่ได้กำหนดรูปแบบ Encoding จึงทำให้เวลาเปิดไฟล์ขึ้นมา ตัวอักษรไม่ถูกต้อง

 

วิธีแก้ไข  

 1.ให้เปิดไฟล์นี้ด้วย โปรแกรม Notepad  จะเห็นว่าสามารถมองเห็นได้ตามปกติ

 2. Save File นี้ใหม่ เป็นนามสกุล .csv เหมือนเดิม แต่เปลี่ยน Encodine จาก “UTF-8” เป็น “ANSI” (อยู่ข้างปุ่ม Save)

 3.ลองเปิด ไฟล์อีกครั้งด้วยโปรแกรม Microsoft Excel จะพบว่าสามารถอ่านได้ตามปกติ